ODMS — удобный и простой инструмент для управления Вашим отелем, хостелом и частной недвижимостью  
Инструкция
Быстрый старт

Быстрый старт

Всего 4 шага — и Ваша система готова к работе!

  1. 1. Регистрация и вход в систему ODMS
  2. 2. Реквизиты компании
  3. 3. Настройки компании
    1. 3.1. Заселение
    2. 3.2. Региональные настройки
    3. 3.3. Временные параметры
    4. 3.4. Настройки печати
    5. 3.5. On-line бронирование
    6. 3.6. Обязательные поля
  4. 4.Настройка фонда:
    1. 4.1. Настройка номерного фонда
      1. 4.1.1. Настройка типов номеров
      2. 4.1.2. Настройка Сезонов
      3. 4.1.3. Настройка Номеров
        1. 4.1.3.1. Гостиничное размещение
        2. 4.1.3.2. Хостельное размещение
    2. 4.2. Настройка фонда частной недвижимости
      1. 4.2.1. Внесение фонда частной недвижимости
      2. 4.2.2. Настройка Сезонов
      3. 4.2.3. Настройка стоимостей проживания
  5. 5. Разместите форму он-лайн бронирования на сайт Вашей компании:

1. Регистрация и вход в систему

Для регистрации в системе управления OpenDoorsManagementSystem заполните необходимые поля с указанием Вашего имени, фамилии, контактных данных и названия Вашего гостиничного предприятия.

Регистрация и вход в систему

После бесплатной регистрации в системе управления недвижимостью (отелем, гостиницей, хостелом или частной недвижимостью) Вы получите e-mail с указанным логином и паролем для доступа к функциональности системы ODMS.

Необходимо зайти в систему, используя имеющийся логин и пароль.

Регистрация и вход в систему
 

2. Реквизиты компании

С помощью меню «Настройки / Реквизиты компании» необходимо ввести в систему ODMS реквизиты Вашей организации. Реквизиты будут использоваться для печатных форм финансовых документов.

Реквизиты компании

Необходимо зайти в систему, используя имеющийся логин и пароль.

3. Настройки компании

  1. 3.1. Заселение
  2. 3.2. Региональные настройки
  3. 3.3. Временные параметры
  4. 3.4. Настройки печати
  5. 3.5. On-line бронирование
  6. 3.6. Обязательные поля

С помощью меню «Настройки / Настройки компании» необходимо ввести ключевые особенности Вашего бизнеса:

3.1. Заселение

Параметры заселения, которые зависят от фонда, находящегося в Вашем управлении.

Например, если Вы управляете частной недвижимостью, то необходимо выбрать только «Объекты недвижимости».

Если у Вас отель, и Вы сдаете номера целиком без возможности подселения дополнительных людей, то необходимо выбрать «Гостиничное заселение».

Если Вы управляете хостелом или в Вашем отеле существует возможность подселения различных людей в один номер на разные места, то Вам необходимо выбрать «Хостельное заселение».

Также, если Вы управляете различными фондами — частная недвижимость + хостел, то Вы выбираете необходимое Вам сочетание.

Заселение

3.2. Региональные настройки

«Региональные настройки» определяют валюту, в которой система будет вести расчеты и формат отображения времени и даты.

Региональные настройки

3.3. Временные параметры

«Временные параметры» отражают стандартное время заселения и расчетный час, сроки внесения окончательного платежа и предоплаты за заказ.

Временные параметры

Например: У Вас поступает Заказ 1 января 2013г. на бронирование жилья с 1 по 15 мая 2013г., то при настройках

Временные параметры

Система автоматически проставит в Заказе дату составления Заказа 1 января 2013г., срок оплаты заказа (т.е. когда должна быть внесена вся оплата за Заказ) — 3 января 2013г. , а дату внесения предоплаты — 2 января 2013г.

При несоблюдении сроков внесения платежей система оповестит Вас о просрочках по предоплате или окончательных расчетах с Клиентами.

3.4. Настройки печати

Раздел «Настройки печати» отвечает за формат отчетов и документов, которые будет формировать система, а также наполнение текстовых полей в верхнем и нижнем текстовом поле.

Предусмотрена выгрузка в следующие форматы: Word, Excel, OpenOffice

Настройки печати

3.5. On-line бронирование

Раздел «on-line бронирование» содержит форму он-лайн бронирования, которая может быть интегрирована на сайте Вашей организации. Она обеспечивает прием Заказов от Гостей непосредственно с Вашего сайта. Информация о Заказе попадает в систему управления ODMS, а также отправляется два оповещения на e-mail: одно Гостю, второе — Вам.

On-line бронирование

3.6. Обязательные поля

В разделе «обязательные поля» настраиваится информация обязательная для заполнения при составлении Заказа и заселении Гостя.

Обязательные поля

4. Настройка фонда недвижимости

  1. 4.1. Настройка номерного фонда
  2. 4.2. Настройка фонда частной недвижимости

4.1. Настройка номерного фонда

  1. 4.1.1. Настройка типов номеров
  2. 4.1.2. Настройка Сезонов
  3. 4.1.3. Настройка Номеров

4.1.1. Настройка типов номеров

В справочнике «Типы номеров» (меню «Справочники / Типы номеров»), используя кнопки панели инструментов Панель инструментов необходимо внести типы номеров в Вашем отеле или хостеле.

Например:

Я владелец отеля с фондом из следующих типов номеров — «Люкс», «Повышенной комфортности», «Стандарт» и «Двухместный».

Или если у меня хостел, в котором имеются «двухместный», «четырехместный» и «восьмиместный» номера.

Настройка типов номеров

4.1.2. Настройка Сезонов

Далее можно заполнить справочник «Сезоны» с помощью меню «Справочники / Сезоны». Однако, если в Вашем отеле не принято устанавливать стоимость за проживание в зависимости от сезонов — заполнять этот справочник не обязательно.

Для корректного заполнения сезонов необходимо начать с 1 января текущего года.

Например: у нас в отеле предусмотрен новогодний сезон, то первым будет сезон «Новый год – 1» с 1 по 12 января, далее будет настроен сезон «летние каникулы» с 1 мая по 31 августа и т.д., последним сезоном будет «Новый год – 2» с 25 по 31 декабря.

Все периоды, которые не войдут в какой-либо из сезонов, будут рассчитываться по базовому тарифу.

Настройка Сезонов

4.1.3. Настройка номерного фонда

  1. 4.1.3.1. Гостиничное размещение
  2. 4.1.3.2. Хостельное размещение

Последним шагом в подготовке системы ODMS к работе является заполнение справочника «Номера» отеля (меню «Справочники / Номера»).

Настройка номерного фонда

На данном шаге, для каждого номера заполняются места и стоимость каждого места в зависимости от сезона. А также стоимость каждого номера в зависимости от количества гостей, которые могут в нем разместиться, с учетом сезонов.

Для этого необходимо добавить номер и внести его название, тип, порядковый номер (отражает очередность номера в общем списке номеров в панели управления и в отчетах).

После этого добавить размещение для необходимого количества человек в гостиничном размещении с учетом сезонов.

Настройка номерного фонда
4.1.3.1. Гостиничное размещение

Пример:

Для базовой стоимости выбрана стоимость проживания за одного человека в двухместном номере люкс — 5000р., соответственно в низкий «осенний» сезон стоимость проживания будет равна 4000р., в высокий «Новогодний – 1-й» и «Новогодний – 2-й» — 6000 р. и в «летние каникулы» — 5500р.

Скопировав данное гостиничное размещение для 1-го человека и поменяв размещение на 2-х человек мы получим, что стоимость проживания как одного так и двух человек в двухместном люксе по базовому тарифу будет равна 5000р.

Гостиничное размещение

Стоимость гостиничного размещения для различного количества человек может быть настроена в соответствии с Вашей тарифной тарифной политикой для каждого количества заезжающих гостей.

4.1.3.2. Хостельное размещение

По аналогии с гостиничным размещением настраивается и стоимость каждого конкретного спального места в разделе «Хостельное размещение».

Хостельное размещение

Теперь система готова для приема заказов, оформления бронирований, приема платежей и эффективного ведения Вашего бизнеса!

Используйте ODMS на все 100% для улучшения качества услуг Вашего отеля и увеличения прибыли!

4.2. Настройка фонда частной недвижимости

  1. 4.2.1. Внесение фонда частной недвижимости
  2. 4.2.2. Настройка Сезонов
  3. 4.2.3. Настройка стоимостей проживания

4.2.1. Внесение фонда частной недвижимости

В разделе «Недвижимость — частная недвижимость», используя кнопки панели инструментовПанель инструментов необходимо внести новый объект недвижимости.

Внесение фонда частной недвижимости

Внести всю необходимую информацию.

4.2.2. Настройка Сезонов

Для настройки стоимости проживания в данном объекте частной недвижимости необходимо сначала заполнить раздел Сезоны. Однако, если у Вас не принято устанавливать стоимость за проживание в зависимости от сезонов — заполнять этот раздел не обязательно.

Для корректного заполнения сезонов необходимо начать с 1 января текущего года.

Например: у Вас в данном объекте предусмотрен новогодний сезон, то первым будет сезон «Новый год – 1» с 1 по 12 января, далее будет настроен сезон «весна» с 1 марта по 31 марта и т.д., последним сезоном будет «Новый год – 2» с 28 по 31 декабря.

Все периоды, которые не войдут в какой-либо из сезонов, будут рассчитываться по базовому тарифу.

Настройка Сезонов

4.2.3. Настройка стоимостей проживания

Добавить размещение для необходимого количества человек с учетом сезонов.

Настройка стоимостей проживания

Пример:

Настраиваем размещение, начиная с 3-х человек, т.к. в нашем объекте недвижимости стоимость аренды будет одинаковой независимо от количества Гостей, если их количество будет меньше 3-х. Для базовой выбрана стоимость проживания в квартире — 5500р.

Соответственно в низкий «весенний» сезон стоимость проживания будет равна 5000р., в высокий «Новогодний – 1-й» и «Новогодний – 2-й» — 6500 р. и т.д.

Стоимость размещения для различного количества человек может быть настроена в соответствии с Вашей тарифной политикой для каждого максимального количества заезжающих гостей.

Настройка стоимостей проживания

Т.е. теперь при заезде в нашу квартиру от 1 до 3-х человек компания друзей будет жить по цене 5500 р/сутки, а 4 человека будут заселены по цене 6500р/сутки в базовый период.

Настройка стоимостей проживания

Теперь система готова для приема заказов, оформления бронирований, приема платежей и эффективного ведения Вашего бизнеса!

Используйте ODMS на все 100% для улучшения качества услуг Вашего отеля и увеличения прибыли!

5. Разместите форму он-лайн бронирования на сайт Вашей компании:

Разместите форму он-лайн бронирования на Ваш сайт и начните принимать заказы.

Для этого из раздела «он-лайн бронирование» (Настройки / Настройки компании / он-лайн бронирование) вставьте один из предложенных вариантов HTML кода на WEB страницу.

Теперь система готова для приема заказов, оформления бронирований, приема платежей и эффективного ведения Вашего бизнеса!

LiveZilla Live Help